Modul: Závady, energie a eskalace
K čemu tato část slouží
Tato kapitola vysvětluje, jak pracovat se závadami, energiemi a problémovými situacemi tak, aby měly stav, odpovědnou osobu, dokumentaci a další krok.
Kdy tuto část použít
Použijte ji při hlášení závady, řešení havárie, přepisu energií, vyúčtování, opožděné platbě, škodě na bytě nebo ukončení smlouvy.
Základní princip
Problém bez stavu není řízený problém. U každé závady nebo eskalace musí být jasné:
- co se stalo,
- jak je to závažné,
- kdo je odpovědný,
- co je další krok,
- kdy se má zkontrolovat výsledek,
- jaké dokumenty nebo fotografie existují.
Jak to udělat v aplikaci
- Nájemník použije portál nebo kontaktní formulář pro nájemníka.
- Zvolí kategorii: závada, platba, smlouva, dokumenty, reklamace nebo jiné.
- Popíše situaci konkrétně.
- Přidá fotky nebo doklad.
- Rentcare určí stav a další krok.
- Vlastník se zapojuje jen tam, kde je potřeba souhlas nebo zásadní rozhodnutí.
Doporučený pracovní postup
U závady:
- Určit závažnost: havárie, urgentní závada, běžná závada.
- Zajistit bezpečný první krok.
- Získat dokumentaci.
- Přiřadit odpovědnou osobu.
- Komunikovat očekávaný postup.
- Po vyřešení uzavřít záznam.
U plateb:
- Zkontrolovat splatnost a identifikaci platby.
- U zpoždění spustit upomínkový postup.
- Při trvajícím problému pokračovat podle smluvních pravidel.
- Informovat vlastníka o stavu tam, kde je to relevantní.
Praktický příklad
Podnájemník nezaplatí včas. Správný postup není čekat, jestli se platba objeví za týden. Proces podle webu začíná po splatnosti. Rentcare kontroluje platbu, komunikuje s podnájemníkem, pracuje s interními ochrannými vrstvami a případně eskaluje právní postup. Vlastník dostává informace o stavu, ale neřeší situaci improvizovaně.
Nejčastější chyby
- Neoznačit havárii jako havárii.
- Nepřiložit fotky.
- Nemít záznam o komunikaci.
- Řešit závadu mimo portál.
- Nechat platbu po splatnosti bez dalšího kroku.
- Neuzavřít záznam po vyřešení.
Checklist
- [ ] Problém má kategorii.
- [ ] Problém má závažnost.
- [ ] Existuje popis a dokumentace.
- [ ] Existuje odpovědná role.
- [ ] Existuje další krok a termín.
- [ ] Po vyřešení je záznam uzavřený.