Doporučené workflow

K čemu tato část slouží

Tato kapitola převádí stránky a moduly Rentcare do doporučených pracovních postupů. Pomůže vám poznat, co udělat jako první, co má následovat a jak poznat, že výsledek je připravený pro další fázi.

Kdy tuto část použít

Použijte ji při práci s novým vlastníkem, při certifikaci makléře, při náběhu prvního bytu, při řešení provozního problému nebo při pravidelném měsíčním review.

Základní princip

Workflow není seznam funkcí. Workflow je sled rozhodnutí a výstupů. Každý krok má mít:

• vstupní data,
• odpovědnou roli,
• akci,
• výstup,
• další krok.

Pokud krok nemá výstup, nejde o workflow, ale o aktivitu bez řízení.

Jak to udělat v aplikaci

1. Najděte roli uživatele.
2. Najděte aktuální fázi v /jak-funguje.
3. Otevřete související stránku nebo formulář.
4. Vyplňte údaje tak, aby šly použít pro další rozhodnutí.
5. Po dokončení kroku zkontrolujte checklist.

Workflow 1: nový vlastník

1. Orientace: vlastník projde Pro vlastníky, Jak funguje a Cena.
2. Kvalifikace: vlastník připraví lokalitu, typ bytu, technický stav, očekávaný nájem, aktuální obsazenost, existující smlouvy a informaci o makléři.
3. Kontakt: vlastník odešle formulář Konzultace nebo roli Jsem vlastník na stránce Kontakt.
4. Posouzení: Rentcare ověří vhodnost, doporučí další postup a případně certifikovaného makléře.
5. Předání do procesu: vznikne další krok: makléř, dokumenty, prověření kandidáta nebo audit aktuální smlouvy.

Správný výsledek: po konzultaci je jasné, zda pokračovat, co doplnit a kdo drží další krok.

Workflow 2: investor s portfoliem

1. Seřaďte byty podle lokality, obsazenosti, nájmu, rizik a dostupné dokumentace.
2. U každého bytu určete, zda je aktivní, prázdný, problémový nebo před ukončením.
3. Připravte očekávaný nájem a existující náklady.
4. Použijte stránku Cena pro orientační výpočet, ale pro portfolio požádejte o individuální výpočet.
5. Domluvte konzultaci zaměřenou na provozní nastavení portfolia.

Správný výsledek: vlastník neřeší každý byt izolovaně, ale získá konsolidovaný pohled na portfolio.

Workflow 3: makléř přivádí vlastníka

1. Makléř projde stránku Pro makléře.
2. Ověří, zda je jeho vlastní klient vhodný pro Rentcare.
3. Připraví základní data o bytu a očekávání vlastníka.
4. Kontaktuje Rentcare přes formulář pro makléře.
5. Po ověření modelu projde certifikací a připraví první případ.

Správný výsledek: vlastník rozumí modelu a makléř zůstává lokálním partnerem, ale neřídí běžný provoz služby.

Workflow 4: nájemník řeší provozní požadavek

1. Určete kategorii: závada, platba, smlouva, dokumenty, reklamace nebo jiné.
2. Pokud máte portál, použijte portál jako primární cestu.
3. U závady popište, co se stalo, kde, kdy, jak moc to omezuje užívání bytu a přidejte fotografie.
4. U platby přidejte datum platby, částku a identifikaci platby.
5. U dokumentu napište, jaký dokument potřebujete a k čemu.

Správný výsledek: Rentcare má dost informací pro první reakci bez zbytečného doptávání.

Workflow 5: problémová situace

1. Zapište stav věci: platba po splatnosti, závada, konflikt, ukončení, škoda nebo dokument.
2. Zkontrolujte, zda existuje smlouva, protokol, fotodokumentace a komunikace.
3. Určete odpovědnou roli.
4. Spusťte odpovídající postup: upomínka, oprava, souhlas vlastníka, právní krok nebo výstup pro účetní.
5. Po každém kroku uložte výsledek k případu.

Správný výsledek: problém má proces, záznam a další termín.

Praktický příklad

Investor má pět bytů a jeden podnájemník přestane platit. Slabý provoz by řešil všech pět bytů stejnou panikou. Správný provoz izoluje problém na jeden případ, pokračuje ve výplatě podle smluvního nastavení ostatních bytů, u problémového případu spustí upomínkový a eskalační postup a vše dokumentuje.

Nejčastější chyby

• Přeskakovat kvalifikaci bytu a řešit rovnou podpis.
• U portfolia nepřipravit přehled po jednotlivých bytech.
• U makléře začít provizí místo vhodností modelu pro vlastníka.
• U nájemníka řešit havárii běžným e-mailem bez označení závažnosti.
• U problémů neukládat dokumentaci k případu.

Checklist

• [ ] Workflow má jasný začátek a konec.
• [ ] Každý krok má odpovědnou roli.
• [ ] Každý krok má výstup.
• [ ] Další krok má termín nebo jasnou podmínku.
• [ ] Důležité informace jsou ve formuláři nebo portálu.
• [ ] Komunikace odpovídá roli uživatele.

Navazující kapitoly

• Vlastník prvního bytu
• Investor s portfoliem
• Makléř předává klienta
• Týdenní review