Checklist: Kontrola kvality
K čemu tato část slouží
Kontrola kvality pomáhá ověřit, že případ je připravený odborně, procesně a komunikačně. Použijte ji před podpisem, před předáním, při uzavírání závady nebo při měsíčním reportu.
Kdy tuto část použít
Použijte ji u důležitých milníků: vstup bytu do služby, výběr podnájemníka, podpis smluv, předání bytu, řešení škody, ukončení smlouvy, roční výstup.
Základní princip
Kvalita není jen hezký text nebo rychlá odpověď. Kvalita je úplnost údajů, správná role, dohledatelný dokument, konzistentní komunikace a další krok.
Jak to udělat v aplikaci
- Otevřete konkrétní případ nebo související formulář.
- Zkontrolujte údaje o osobách a bytu.
- Zkontrolujte smlouvy a dokumenty.
- Zkontrolujte finanční údaje.
- Zkontrolujte otevřené požadavky.
- Zkontrolujte, zda komunikace odpovídá roli uživatele.
Doporučený pracovní postup
Kontrolujte pět vrstev:
- Data: jsou úplná a aktuální?
- Dokumenty: jsou podepsané a uložené?
- Peníze: sedí nájem, poplatek a výplata?
- Provoz: existují otevřené závady nebo souhlasy?
- Komunikace: ví uživatel, co má dělat dál?
Praktický příklad
Před předáním bytu se zjistí, že smlouva je připravená, ale chybí odečty měřidel a fotodokumentace. Kvalitní postup znamená předání neuzavřít jako kompletní, dokud nejsou tyto položky doplněné.
Nejčastější chyby
- Kontrolovat jen podpisy, ne obsah dokumentů.
- Mít fotky bez vazby na protokol.
- Zapomenout na stav měřidel.
- Komunikovat vlastníkovi technický detail místo rozhodnutí, které má udělat.
- Uzavřít závadu bez potvrzení výsledku.
Checklist
- [ ] Údaje o stranách jsou správné.
- [ ] Údaje o bytu jsou správné.
- [ ] Smlouvy a protokoly jsou uložené.
- [ ] Platební údaje sedí.
- [ ] Otevřené položky mají stav.
- [ ] Uživatel ví, co bude následovat.
- [ ] Neexistuje kritická položka bez odpovědnosti.