Modul: Dokumenty, smlouvy a předání

K čemu tato část slouží

Dokumenty jsou důkazní a provozní základ nájmu. Tato kapitola vysvětluje, jak k nim přistupovat, aby smlouvy, podpisy, předávací protokoly a vyúčtování podporovaly provoz místo toho, aby se ztratily v e-mailech.

Kdy tuto část použít

Použijte ji při startu spolupráce, při výběru kandidáta, před podpisem, při předání bytu, při ukončení smlouvy a při řešení sporu o stav bytu.

Základní princip

Spor se často nerozhoduje podle toho, kdo má pravdu, ale podle toho, kdo má záznam. Předávací protokol, fotodokumentace, odečty měřidel, smlouva a komunikace musí být dohledatelné u konkrétního případu.

Jak to udělat v aplikaci

V procesu Jak funguje najděte fázi Smluvní nastavení a podnájemní konstrukce.
Ověřte, zda je připravená nájemní smlouva mezi vlastníkem a Rentcare.
Ověřte, zda je připravená podnájemní smlouva mezi Rentcare a uživatelem bytu.
Před předáním připravte protokol, fotodokumentaci, stavy měřidel a klíče.
Po podpisu a předání uložte dokumenty do portálu.
Při ukončení porovnejte stav bytu s výchozím protokolem.

Doporučený pracovní postup

Před podpisem:

ověřte identitu a údaje stran,
zkontrolujte údaje o bytu,
zkontrolujte nájem, poplatky a platební pravidla,
potvrďte pojištění Rentodo u podnájemníka,
potvrďte souhlasy a odpovědnosti.

Při předání:

foťte systematicky místnost po místnosti,
zapisujte stavy měřidel,
evidujte klíče a čipy,
zaznamenejte existující vady,
neuzavírejte předání bez podpisu protokolu.

Praktický příklad

Při předání je v obývacím pokoji poškrábaná podlaha. Pokud není zaznamenaná ve vstupním protokolu, při ukončení se bude obtížně dokazovat, zda vznikla během podnájmu. Správný postup je fotografii vložit do protokolu hned při předání a popsat rozsah vady.

Nejčastější chyby

Podepsat smlouvu s neúplnými údaji.
Udělat fotky, ale neuložit je k případu.
Nezapsat měřidla.
Předat klíče bez protokolu.
Řešit škody až při ukončení bez výchozí dokumentace.

Checklist

[ ] Smlouvy obsahují správné osoby, byt a platební pravidla.
[ ] Podnájemní smlouva a pojištění Rentodo jsou připravené.
[ ] Předávací protokol obsahuje stav bytu, fotky, měřidla a klíče.
[ ] Dokumenty jsou uložené u případu.
[ ] Při ukončení porovnávám stav s protokolem.

Navazující kapitoly

PředchozíPlatby, reporting a cena DalšíZávady, energie a eskalace

Praktická práce s řízeným nájemním provozem