Zásady ochrany osobních údajů

Zásady ochrany osobních údajů

Verze: 2026-10-17 Účinnost od: 17. 10. 2026 Správce osobních údajů: Rentcare s.r.o., IČO 29506085, Švehlova 512/14, 500 02 Hradec Králové

1. Kdo jsme a koho se tyto Zásady týkají

1.1 Společnost Rentcare s.r.o. (dále jen „my", „Rentcare" nebo „Správce") je provozovatelem platformy Rentcare dostupné na app.rentcare.cz a souvisejících doménách (dále jen „Platforma").

1.2 Tyto Zásady popisují, jaké osobní údaje zpracováváme, k jakým účelům, na jakém právním základě a jaká práva máte vůči nám jako subjekt údajů. Zásady se vztahují na:

• Uživatele Platformy (realitní makléři, pracovníci realitních kanceláří, statutární zástupci),

• vlastníky, podnájemce a zájemce, s nimiž Rentcare uzavírá nebo připravuje vlastní smlouvu,

• klienty Uživatelů, jejichž osobní údaje Uživatelé do Platformy nahrávají pro svůj vlastní smluvní tok,

• návštěvníky webových stránek Rentcare a podstránek,

• kontaktní osoby obchodních partnerů Rentcare.

  1.3 Role Rentcare se určuje podle konkrétního účelu. Pro vlastní nájemní, podnájemní, partnerské a provozní účely je Rentcare samostatným správcem. Pro údaje, které Uživatel zpracovává pro svůj vlastní smluvní tok, může být Rentcare zpracovatelem podle samostatné Smlouvy o zpracování osobních údajů (DPA).

2. Kontakt pro ochranu osobních údajů

Z důvodu povahy a rozsahu zpracovávaných údajů Rentcare nemá povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO) podle čl. 37 GDPR. Veškeré dotazy směřujte na uvedený e-mail.

3. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

3.1 Uživatelé Platformy (B2B uživatelé)

3.2 Vlastníci, podnájemci, zájemci a klienti Uživatelů

3.3 Návštěvníci webových stránek

• IP adresa, identifikátor zařízení (cookie), prohlížeč, operační systém,
• chování na webu (navštívené stránky, čas strávený, zdroj návštěvy),
• vyplněné kontaktní formuláře (jméno, e-mail, telefon, zpráva),
• zprávy napsané do chatu s AI asistentem a kontaktní údaje, které v něm návštěvník sám uvede (článek 4.9a).

4. Účely a právní základy zpracování

Osobní údaje zpracováváme pro následující účely:

4.1 Plnění smluvního vztahu s Uživatelem

• Účel: registrace a správa Účtu, poskytování funkcí Platformy, fakturace, podpora, vyřízení dotazů a stížností.
• Právní základ: plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
• Doba uchovávání: po dobu trvání smlouvy a 3 roky po jejím ukončení.

4.2 Plnění zákonných povinností

• Účel: vedení účetnictví, daňová evidence, archivace daňových dokladů, plnění informačních povinností vůči orgánům veřejné moci.
• Právní základ: plnění právních povinností Správce, čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR; § 31 zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví, § 35 zákona č. 235/2004 Sb. o DPH.
• Doba uchovávání: 10 let od konce zdaňovacího období (účetní doklady).

4.3 Provozní bezpečnost a prevence zneužití

• Účel: ochrana Platformy před neoprávněným přístupem, detekce a vyšetřování bezpečnostních incidentů, audit log, ochrana proti zneužití (fraud prevention).
• Právní základ: oprávněný zájem Správce na bezpečnosti Platformy a ochraně dat všech uživatelů, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
• Doba uchovávání: 5 let (auditní stopa).

4.4 Automatizované vyhodnocení rizika kandidátů na podnájem (scoring)

• Účel: funkce Scoring kandidátů vytváří podpůrné vyhodnocení dostupných dat o zájemci s cílem doporučit, zda pokračovat k uzavření nájmu nebo podnájmu.
• Právní základ: jednání před smlouvou, je-li Rentcare budoucí smluvní stranou (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), a oprávněný zájem na minimalizaci podvodu a ekonomického rizika (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). V čistě platformovém toku určuje právní základ Uživatel jako správce.
• Automatizované rozhodování (čl. 22 GDPR): Doporučení scoringového algoritmu nemá pro zájemce právní účinky; konečné rozhodnutí činí oprávněný člověk za subjekt, který má smlouvu uzavřít. Zájemce má právo vyžádat si opravu vstupů, vysvětlení a lidský přezkum.
• Doba uchovávání: po dobu vedení Případu, nejdéle 3 roky od posledního kontaktu s kandidátem.

4.5 Marketing Rentcare (newsletter a obchodní sdělení)

• Účel: zasílání obchodních sdělení o produktech a službách Rentcare, pozvánek na akce, vzdělávacích materiálů.
• Právní základ: souhlas subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR; § 7 zákona č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti) — pro nové subjekty; oprávněný zájem na propagaci podobných služeb dosavadním Uživatelům (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Doba uchovávání: do odvolání souhlasu nebo námitky; po odvolání uchovávána 3 roky evidence o souhlasu pro důkazní účely.

4.6 Případové studie a referenční materiály

• Účel: publikace případových studií, referencí a propagačních materiálů na webových stránkách Rentcare a v marketingových kampaních se zmínkou jména Uživatele nebo Organizace.
• Právní základ: výslovný oddělený souhlas subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR).
• Doba uchovávání: po dobu trvání souhlasu, případně po jeho odvolání po dobu vyžadovanou platnou kampaní (zpravidla nejvýše 12 měsíců).

4.7 Předání údajů partnerům Rentcare pro marketingové účely

• Účel: předání identifikačních a kontaktních údajů Uživatele vybraným obchodním partnerům Rentcare (pojišťovny specializované na nájem, dodavatelé energií, banky se specializovanými produkty, poskytovatelé právních služeb) pro účely jejich vlastních marketingových oslovení s nabídkami souvisejících služeb.
• Právní základ: výslovný oddělený souhlas subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR).
• Doba uchovávání: Rentcare uchovává záznam o souhlasu po dobu jeho platnosti a 3 roky po jeho odvolání; další zpracování u partnera se řídí pravidly partnera.
• Identifikace partnerů: Rentcare zveřejňuje aktuální seznam zapojených partnerů v Platformě a webové stránce; subjekt údajů je oprávněn vyloučit konkrétní partnery z předání.

4.8 Plnění a vymáhání právních nároků

• Účel: vedení a obrana právních nároků, řešení sporů, vymáhání pohledávek, předzalobní výzvy a soudní řízení.
• Právní základ: oprávněný zájem Správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), případně plnění právní povinnosti.
• Doba uchovávání: po dobu trvání nároku a 10 let po jeho promlčení (obecná promlčecí doba podle § 629 OZ).

4.9 Cookies a analytika

Podrobnosti o použití cookies a obdobných technologií upravují samostatné Zásady používání cookies.

4.9a Chat s AI asistentem na webových stránkách

• Účel: zodpovězení dotazů návštěvníka k fungování služby Rentcare v chatu na rentcare.cz; na žádost návštěvníka předání jeho dotazu obchodnímu týmu nebo zákaznické podpoře a následný kontakt.
• Jak chat funguje: odpovědi vytváří jazykový model umělé inteligence společnosti Anthropic, PBC. Návštěvník je na to upozorněn před první zprávou. Odpovědi mají informativní povahu a nejsou právně závazné; závazné jsou smluvní dokumenty a odpověď pracovníka Rentcare. Chat nevede k rozhodnutí s právními nebo obdobně významnými účinky ve smyslu čl. 22 GDPR.
• Zpracovávané údaje: text zpráv, adresa stránky, ze které návštěvník píše, a IP adresa v rozsahu nutném k ochraně před zneužitím. Při předání člověku dále jméno, e-mail, telefon, lokalita, název kanceláře a popis dotazu, které návštěvník sám uvede, shrnutí vytvořené asistentem a přepis konverzace.
• Právní základ: oprávněný zájem Správce na zodpovězení dotazů zájemců o službu a na ochraně chatu před zneužitím (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR); pro předání dotazu a následný kontakt opatření před uzavřením smlouvy přijatá na žádost subjektu údajů, u stávajících klientů plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
• Doba uchovávání: obsah konverzace Rentcare neukládá; zůstává jen v úložišti prohlížeče návštěvníka (sessionStorage) do zavření karty. Toto uložení je nezbytné pro fungování chatu a nevyžaduje souhlas. Požádá-li návštěvník o předání člověku, uchováváme předané údaje po dobu vyřízení dotazu a nejdéle 3 roky od posledního kontaktu; vznikne-li smluvní vztah, podle článku 4.1. Provozní záznamy bez obsahu konverzace uchováváme podle článku 4.3.
• Zpracovatel: Anthropic, PBC zpracovává obsah zpráv podle našich pokynů jen za účelem vytvoření odpovědi, nesmí jej používat k trénování svých modelů a uchovává jej nejdéle po dobu nezbytnou k poskytnutí služby a zajištění její bezpečnosti. K přenosu do USA viz článek 6.
• Čemu se vyhnout: do chatu nepište rodná čísla, čísla dokladů, údaje o zdravotním stavu ani údaje třetích osob. K zodpovězení dotazu nejsou potřeba.
• Vaše práva: proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete vznést námitku podle článku 7. Chat používat nemusíte; stejný dotaz vyřídíme e-mailem, telefonicky nebo přes kontaktní formulář.

4.10 Pojištění podnájemce a asistenční služby

• Účel: sjednání a správa pojištění Rentodo, které Rentcare jako pojistník uzavírá ve prospěch podnájemce jako pojištěné osoby, a poskytování asistenčních služeb (zejména technické asistence při haváriích) podnájemci.
• Kategorie údajů: jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu, e-mail, telefon, adresa a číslo bytu, výše nájemného a záloh, doba podnájmu.
• Právní základ: plnění podnájemní smlouvy, v níž se Rentcare zavazuje pojištění udržovat (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), a oprávněný zájem Rentcare na zajištění podnájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Příjemci: Rentodo s.r.o. jako pojišťovací zprostředkovatel a pojistitel ze skupiny AXA jako pojistitel a poskytovatel asistence; oba jako samostatní správci (článek 5.6).
• Doba uchovávání: po dobu trvání pojištění a poté po dobu promlčení nároků z něj.

4.11 Nabídka finančních služeb a investičních příležitostí vlastníkům

• Účel: informovat vlastníky a investory, s nimiž má Rentcare uzavřenou smlouvu, o finančních službách souvisejících s jejich byty (zejména úvěry a refinancování, pojištění nemovitosti a domácnosti, investiční produkty) a o investičních příležitostech; na žádost nebo se souhlasem vlastníka předat jeho kontaktní údaje osobě oprávněné takovou službu zprostředkovat nebo poskytnout.
• Kdo službu poskytuje: Rentcare finanční služby sama nezprostředkovává ani neposkytuje. Zprostředkuje je nebo poskytne osoba zapsaná v příslušném registru České národní banky (zprostředkovatel spotřebitelského úvěru, pojištění nebo investiční zprostředkovatel). Aktuální seznam spolupracujících osob zveřejňujeme v Platformě.
• Kategorie údajů: identifikační a kontaktní údaje vlastníka, údaje o bytech ve správě Rentcare (adresa, počet bytů, výše nájemného, doba trvání nájmu) a informace o zájmu o konkrétní službu. Pro tento účel nezpracováváme rodné číslo, číslo dokladu totožnosti, údaje o podnájemcích ani výsledky scoringu.
• Výběr nabídky: relevantní nabídku můžeme vybrat podle údajů o bytech, například podle počtu bytů nebo výše nájemného. Nejde o automatizované rozhodování s právními nebo obdobně významnými účinky ve smyslu čl. 22 GDPR.
• Právní základ: oslovení vlastníka v Platformě, poštou nebo telefonicky – oprávněný zájem Správce na nabídce služeb souvisejících se správou bytu jeho zákazníkům (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR); obchodní sdělení e-mailem nebo SMS – souhlas vlastníka (§ 7 zákona č. 480/2004 Sb.); předání kontaktních údajů osobě oprávněné ke zprostředkování nebo poskytnutí služby – výslovná žádost nebo souhlas vlastníka (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR).
• Příjemci: osoby oprávněné ke zprostředkování nebo poskytnutí finančních služeb, jako samostatní správci (článek 5.7).
• Doba uchovávání: po dobu trvání smluvního vztahu s vlastníkem; po vznesení námitky nebo odvolání souhlasu údaje pro tento účel dále nepoužíváme a evidenci námitky nebo souhlasu uchováváme 3 roky pro důkazní účely.
• Vaše práva: proti oslovení s nabídkou můžete kdykoli a bez udání důvodu vznést námitku (čl. 21 odst. 2 a 3 GDPR) e-mailem nebo v nastavení Platformy; souhlas můžete kdykoli odvolat. Námitka ani odvolání souhlasu nemají vliv na správu bytů.

5. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje předáváme následujícím kategoriím příjemců — vždy v rozsahu nezbytném pro daný účel a na základě smlouvy o zpracování osobních údajů, případně standardních smluvních doložek.

5.1 Zpracovatelé na straně Rentcare

5.2 Třetí strany zpřístupňující data v rámci uživatelských úkonů

5.3 Analytické a marketingové nástroje (na základě cookies souhlasu)

5.4 Profesní poradci a orgány veřejné moci

• Daňový poradce, účetní firma, advokátní kancelář.
• Soudy, exekutoři, orgány činné v trestním řízení, Finanční úřad, Úřad pro ochranu osobních údajů, dohledové orgány — pouze pokud takovou povinnost ukládá zákon nebo v rámci uplatnění nároků Rentcare.

5.5 Obchodní partneři Rentcare pro marketing (jen se souhlasem)

Předání údajů třetím stranám pro účely jejich marketingových oslovení (článek 4.7 výše) probíhá výhradně na základě výslovného odděleného souhlasu subjektu údajů. Aktuální seznam partnerů zveřejňuje Rentcare v Platformě.

5.6 Pojištění podnájemce (samostatní správci)

5.7 Osoby oprávněné zprostředkovat finanční služby (jen na žádost nebo se souhlasem)

Kontaktní údaje vlastníka a údaje o bytech v rozsahu podle článku 4.11 předáváme osobám zapsaným v registru České národní banky, které zprostředkují nebo poskytují úvěry, pojištění nebo investice, a to jen na výslovnou žádost nebo se souhlasem vlastníka. Tyto osoby zpracovávají údaje jako samostatní správci podle svých zásad. Aktuální seznam zveřejňujeme v Platformě.

6. Mezinárodní přenosy

Osobní údaje zpracováváme primárně v rámci Evropského hospodářského prostoru. Tam, kde dochází k přenosu mimo EHP (zejména analytické služby s podpůrnou infrastrukturou v USA — Google Analytics, PostHog — a jazykový model společnosti Anthropic, PBC pro chat s AI asistentem), zajišťujeme přenos prostřednictvím:

• standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí (čl. 46 GDPR),
• doplňkových technických a organizačních opatření (pseudonymizace, šifrování v přenosu),
• ve vztahu k poskytovatelům v USA též prostřednictvím rámce EU-US Data Privacy Framework, pokud je daný poskytovatel certifikován.

7. Práva subjektu údajů

V souladu s GDPR máte vůči Správci tato práva:

Žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů. Lhůta může být v komplexních případech prodloužena o 2 měsíce, o čemž vás vyrozumíme.

Máte rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu:

Úřad pro ochranu osobních údajů Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 https://www.uoou.cz

8. Bezpečnost zpracování

Implementujeme přiměřené technické a organizační opatření odpovídající stavu techniky a povaze zpracování, zejména:

• šifrování přenosu (TLS) a citlivých dat v klidu,
• přístup na principu nejmenších oprávnění a víceúrovňová autentizace na úrovni databáze,
• oddělení produkčního a testovacího prostředí, oddělené role pro správu a běžný provoz,
• auditní stopu všech významných operací,
• pravidelné zálohy a postupy obnovy,
• bezpečnostní školení zaměstnanců a smluvní povinnost mlčenlivosti.

V případě bezpečnostního incidentu, který může vést k vysokému riziku pro práva subjektu údajů, vás budeme bez zbytečného odkladu informovat a oznámíme incident též Úřadu pro ochranu osobních údajů v souladu s čl. 33 a 34 GDPR.

9. Cookies, analytika a marketingové technologie

Použití cookies a obdobných technologií se řídí samostatnými Zásadami používání cookies. Souhlas s analytickými a marketingovými cookies můžete kdykoli upravit prostřednictvím cookie lišty nebo v nastavení Účtu.

10. Aktualizace Zásad

Zásady jsme oprávněni aktualizovat, zejména z důvodu změn právních předpisů, technické architektury, nových integrací nebo rozšíření Platformy. Aktuální verze je vždy dostupná na rentcare.cz. O podstatných změnách budeme Uživatele informovat e-mailem a in-app oznámením minimálně 14 dnů před účinností.

Platnost: Tyto Zásady jsou účinné od 17. 10. 2026 a nahrazují všechny předchozí verze.