Zásady ochrany osobních údajů

Verze: 1.0 Účinnost od: 11. 5. 2026 Správce osobních údajů: Rentcare s.r.o., IČO 29506085, Švehlova 512/14, 500 02 Hradec Králové

1. Kdo jsme a koho se tyto Zásady týkají

1.1 Společnost Rentcare s.r.o. (dále jen „my", „Rentcare" nebo „Správce") je provozovatelem platformy Rentcare dostupné na app.rentcare.cz a souvisejících doménách (dále jen „Platforma").

1.2 Tyto Zásady popisují, jaké osobní údaje zpracováváme, k jakým účelům, na jakém právním základě a jaká práva máte vůči nám jako subjekt údajů. Zásady se vztahují na:

• Uživatele Platformy (realitní makléři, pracovníci realitních kanceláří, statutární zástupci),

• klienty Uživatelů, jejichž osobní údaje Uživatelé do Platformy nahrávají (vlastníci nemovitostí, nájemníci, podnájemníci, kandidáti na podnájem, kontaktní osoby),

• návštěvníky webových stránek Rentcare a podstránek,

• kontaktní osoby obchodních partnerů Rentcare.

  1.3 Tyto Zásady doplňují Všeobecné obchodní podmínky platformy Rentcare. Pro vztah Uživatele a Rentcare jako zpracovatele osobních údajů klientů Uživatele se uplatní rovněž samostatná Smlouva o zpracování osobních údajů (DPA).

2. Kontakt pro ochranu osobních údajů

Z důvodu povahy a rozsahu zpracovávaných údajů Rentcare nemá povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO) podle čl. 37 GDPR. Veškeré dotazy směřujte na uvedený e-mail.

3. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

3.1 Uživatelé Platformy (B2B uživatelé)

3.2 Klienti Uživatelů (subjekty údajů v péči Uživatele)

3.3 Návštěvníci webových stránek

• IP adresa, identifikátor zařízení (cookie), prohlížeč, operační systém,
• chování na webu (navštívené stránky, čas strávený, zdroj návštěvy),
• vyplněné kontaktní formuláře (jméno, e-mail, telefon, zpráva).

4. Účely a právní základy zpracování

Osobní údaje zpracováváme pro následující účely:

4.1 Plnění smluvního vztahu s Uživatelem

• Účel: registrace a správa Účtu, poskytování funkcí Platformy, fakturace, podpora, vyřízení dotazů a stížností.
• Právní základ: plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
• Doba uchovávání: po dobu trvání smlouvy a 3 roky po jejím ukončení.

4.2 Plnění zákonných povinností

• Účel: vedení účetnictví, daňová evidence, archivace daňových dokladů, plnění informačních povinností vůči orgánům veřejné moci.
• Právní základ: plnění právních povinností Správce, čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR; § 31 zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví, § 35 zákona č. 235/2004 Sb. o DPH.
• Doba uchovávání: 10 let od konce zdaňovacího období (účetní doklady).

4.3 Provozní bezpečnost a prevence zneužití

• Účel: ochrana Platformy před neoprávněným přístupem, detekce a vyšetřování bezpečnostních incidentů, audit log, ochrana proti zneužití (fraud prevention).
• Právní základ: oprávněný zájem Správce na bezpečnosti Platformy a ochraně dat všech uživatelů, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
• Doba uchovávání: 5 let (auditní stopa).

4.4 Automatizované vyhodnocení rizika kandidátů na podnájem (scoring)

• Účel: funkce Scoring kandidátů poskytuje Uživateli automatizované zpracování dostupných dat o kandidátovi s cílem doporučit, zda kandidáta podpořit jako podnájemce.
• Právní základ: plnění smlouvy s Uživatelem (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) ve spojení s oprávněným zájmem na minimalizaci ekonomického rizika podnájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR); pro subjekt údajů — kandidáta — je o zpracování informován Uživatel jako správce dat klienta.
• Automatizované rozhodování (čl. 22 GDPR): Doporučení scoringového algoritmu nemá pro kandidáta právní účinky; konečné rozhodnutí o akceptaci kandidáta činí Uživatel (případně vlastník nemovitosti) na základě lidského posouzení. Kandidát má právo vyžádat si u Uživatele lidský přezkum a podat námitky.
• Doba uchovávání: po dobu vedení Případu, nejdéle 3 roky od posledního kontaktu s kandidátem.

4.5 Marketing Rentcare (newsletter a obchodní sdělení)

• Účel: zasílání obchodních sdělení o produktech a službách Rentcare, pozvánek na akce, vzdělávacích materiálů.
• Právní základ: souhlas subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR; § 7 zákona č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti) — pro nové subjekty; oprávněný zájem na propagaci podobných služeb dosavadním Uživatelům (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Doba uchovávání: do odvolání souhlasu nebo námitky; po odvolání uchovávána 3 roky evidence o souhlasu pro důkazní účely.

4.6 Případové studie a referenční materiály

• Účel: publikace případových studií, referencí a propagačních materiálů na webových stránkách Rentcare a v marketingových kampaních se zmínkou jména Uživatele nebo Organizace.
• Právní základ: výslovný oddělený souhlas subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR).
• Doba uchovávání: po dobu trvání souhlasu, případně po jeho odvolání po dobu vyžadovanou platnou kampaní (zpravidla nejvýše 12 měsíců).

4.7 Předání údajů partnerům Rentcare pro marketingové účely

• Účel: předání identifikačních a kontaktních údajů Uživatele vybraným obchodním partnerům Rentcare (pojišťovny specializované na nájem, dodavatelé energií, banky se specializovanými produkty, poskytovatelé právních služeb) pro účely jejich vlastních marketingových oslovení s nabídkami souvisejících služeb.
• Právní základ: výslovný oddělený souhlas subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR).
• Doba uchovávání: Rentcare uchovává záznam o souhlasu po dobu jeho platnosti a 3 roky po jeho odvolání; další zpracování u partnera se řídí pravidly partnera.
• Identifikace partnerů: Rentcare zveřejňuje aktuální seznam zapojených partnerů v Platformě a webové stránce; subjekt údajů je oprávněn vyloučit konkrétní partnery z předání.

4.8 Plnění a vymáhání právních nároků

• Účel: vedení a obrana právních nároků, řešení sporů, vymáhání pohledávek, předzalobní výzvy a soudní řízení.
• Právní základ: oprávněný zájem Správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), případně plnění právní povinnosti.
• Doba uchovávání: po dobu trvání nároku a 10 let po jeho promlčení (obecná promlčecí doba podle § 629 OZ).

4.9 Cookies a analytika

Podrobnosti o použití cookies a obdobných technologií upravují samostatné Zásady používání cookies.

5. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje předáváme následujícím kategoriím příjemců — vždy v rozsahu nezbytném pro daný účel a na základě smlouvy o zpracování osobních údajů, případně standardních smluvních doložek.

5.1 Zpracovatelé na straně Rentcare

5.2 Třetí strany zpřístupňující data v rámci uživatelských úkonů

5.3 Analytické a marketingové nástroje (na základě cookies souhlasu)

5.4 Profesní poradci a orgány veřejné moci

• Daňový poradce, účetní firma, advokátní kancelář.
• Soudy, exekutoři, orgány činné v trestním řízení, Finanční úřad, Úřad pro ochranu osobních údajů, dohledové orgány — pouze pokud takovou povinnost ukládá zákon nebo v rámci uplatnění nároků Rentcare.

5.5 Obchodní partneři Rentcare pro marketing (jen se souhlasem)

Předání údajů třetím stranám pro účely jejich marketingových oslovení (článek 4.7 výše) probíhá výhradně na základě výslovného odděleného souhlasu subjektu údajů. Aktuální seznam partnerů zveřejňuje Rentcare v Platformě.

6. Mezinárodní přenosy

Osobní údaje zpracováváme primárně v rámci Evropského hospodářského prostoru. Tam, kde dochází k přenosu mimo EHP (zejména analytické služby s podpůrnou infrastrukturou v USA — Google Analytics, PostHog), zajišťujeme přenos prostřednictvím:

• standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí (čl. 46 GDPR),
• doplňkových technických a organizačních opatření (pseudonymizace, šifrování v přenosu),
• ve vztahu k poskytovatelům v USA též prostřednictvím rámce EU-US Data Privacy Framework, pokud je daný poskytovatel certifikován.

7. Práva subjektu údajů

V souladu s GDPR máte vůči Správci tato práva:

Žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů. Lhůta může být v komplexních případech prodloužena o 2 měsíce, o čemž vás vyrozumíme.

Máte rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu:

Úřad pro ochranu osobních údajů Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 https://www.uoou.cz

8. Bezpečnost zpracování

Implementujeme přiměřené technické a organizační opatření odpovídající stavu techniky a povaze zpracování, zejména:

• šifrování přenosu (TLS) a citlivých dat v klidu,
• přístup na principu nejmenších oprávnění a víceúrovňová autentizace na úrovni databáze,
• oddělení produkčního a testovacího prostředí, oddělené role pro správu a běžný provoz,
• auditní stopu všech významných operací,
• pravidelné zálohy a postupy obnovy,
• bezpečnostní školení zaměstnanců a smluvní povinnost mlčenlivosti.

V případě bezpečnostního incidentu, který může vést k vysokému riziku pro práva subjektu údajů, vás budeme bez zbytečného odkladu informovat a oznámíme incident též Úřadu pro ochranu osobních údajů v souladu s čl. 33 a 34 GDPR.

9. Cookies, analytika a marketingové technologie

Použití cookies a obdobných technologií se řídí samostatnými Zásadami používání cookies. Souhlas s analytickými a marketingovými cookies můžete kdykoli upravit prostřednictvím cookie lišty nebo v nastavení Účtu.

10. Aktualizace Zásad

Zásady jsme oprávněni aktualizovat, zejména z důvodu změn právních předpisů, technické architektury, nových integrací nebo rozšíření Platformy. Aktuální verze je vždy dostupná na rentcare.cz. O podstatných změnách budeme Uživatele informovat e-mailem a in-app oznámením minimálně 14 dnů před účinností.

Platnost: Tyto Zásady jsou účinné od 11. 5. 2026 a nahrazují všechny předchozí verze.